REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Suomen Taiteilijaseuran Ateljeesäätiön henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta 2016/679 (“GDPR”), joka astui voimaan 25.5.2018. Asetuksen tarkoituksena on lisätä yksilön oikeuksia omien henkilötietojensa hallinnassa ja käsittelyssä.

Rekisterin nimi: Ateljeesäätiön asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterinpitäjä: Suomen Taiteilijaseuran Ateljeesäätiö sr., Lemuntie 4 D 21, 00510 Helsinki

Y-tunnus: 0878982-7

Yhteyshenkilö: Asiamies Alina Mänttäri, alina.manttari@ateljeesaatio.fi, +358413118911

Rekisterin tekninen toteutus: Gruppo Software Oy ja Fennoa Oy

Rekisterin tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Suomen Taiteilijaseuran Ateljeesäätiön yhteydenpito asiakkaisiin, vuokralaisiin, asukkaisiin ja sidosryhmiin. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus, sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde tai kiinteistön hallinta).

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Rekisteriin tallennetaan myös henkilötunnus ja syntymä/kuolinpäivä, kun kyseessä on Suomen Taiteilijaseuran Ateljeesäätiön vuokralainen, alivuokralainen, säätiön asunnossa vakituisesti asuva täysi-ikäinen henkilö tai vuokralle tarjottavan tilan hakija.

Asuntojen, työtilojen ja residenssien hakuprosessissa hakijan tiedot tallennetaan rekisteriin.

Rekisteriin tallennetut tiedot poistetaan, kun on kulunut viisi vuotta vuokra- tai asumissuhteen päättymisestä, saatavien perinnän päättymisestä tai hakemuksen käsittelyn päättymisestä.

Tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta hakulomakkeista, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Rekisterin suojaus

Rekisteriä säilytetään suojamuurin takana sähköisessä muodossa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja luottamuksellisuutta. Rekisteri on ainoastaan niiden Suomen Taiteilijaseuran Ateljeesäätiön työntekijöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat siitä ilmeneviä tietoja työtehtävissään. Jokaisesta toimenpiteestä jää rekisteriin muistijälki.

Henkilörekisterissä olevia tietoja tai sitä varten kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta, ellei tietoja luovuteta:

  1. rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn toimeksiannosta;
  2. lain tai asetuksen taikka niiden nojalla annetun määräyksen mukaisesti;
  3. sellaisissa olosuhteissa, joissa henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana sellaisen toiminnan harjoittamiseen; luovuttamisen edellytyksenä on tällöin kuitenkin, että rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän henkilötietojen tällaisesta luovuttamisesta ja että kysymys ei ole arkaluonteista tietoa;
  4. anonyymejä tietoja tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, ellei laki edellytä henkilötietojen säilyttämistä (mm. kirjanpitolaki). Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkastaa, mitä tietoja Suomen Taiteilijaseuran Ateljeesäätiön henkilörekistereihin on hänestä tallennettu. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen. Tarkastuspyynnön voi tehdä sähköpostitse tai käymällä Suomen Taiteilijaseuran Ateljeesäätiön toimistolla. Tietojansa tarkistavan on jollain lailla vahvistettava henkilöllisyytensä, ennen kuin häntä koskevia tietoja voidaan luovuttaa. Tarkastuspyynnöt ovat maksuttomia, ellei pyynnöt ole usein toistuvia samalta henkilöltä tai ilmeisen perusteettomia.